Formål og anvendelse

I MT Højgaard Holding og tilhørende datterselskaber (herefter ”koncernen”) forpligter vi os til at
værne om de personoplysninger, vi som koncern behandler. Hvis koncernens hjemmesider
benyttes eller kunder og samarbejdspartnere i øvrigt kontakter eller interagerer med koncernen,
behandler denne, som dataansvarlig, personoplysninger med hjemmel i persondataloven samt
persondataforordningen, og anvender definitioner og begreber med udgangspunkt i denne
lovgivning.

Denne persondatapolitik politik giver overblik over, hvordan koncernen indhenter, registrerer,
videregiver eller i øvrigt behandler personoplysninger samt baggrunden for at vi indsamler
oplysninger, og hvad vi bruger dem til.

Målgruppen for koncernens persondatapolitik politik er medarbejdere i MT Højgaard Holdning med
tilhørende datterselskaber.

Fokusområder

Fokus for behandlingen af personoplysninger er overordnet set administration af kundeforhold,
herunder levering af aftalte ydelser og forpligtelser.

Administration af kundeforhold

Koncernen behandler oplysninger om kunder, når et kundeforhold oprettes, eller når der i øvrigt
sker en henvendelse til koncernen, eksempelvis via kontaktformular på hjemmeside, samt når vi
modtager oplysninger om en person fra tredjemand. For alle behandlinger af personoplysninger
gælder, at de behandles for at kunne behandle og besvare henvendelsen. Alle behandlinger sker i
overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen sætter herfor.

Opfyldelse af kontrakter og fakturering

Når der indgås en kontrakt med kunder, samarbejdspartner eller leverandør, opretter koncernen en sag. Her registreres en række forskellige personoplysninger. Vi registrerer bl.a.
identifikationsoplysninger, herunder navn, stillingsbetegnelse, kontaktrolle, afdeling, samt
kontaktoplysninger, herunder telefonnumre, e-mailadresser og aktivitetshistorik.

Grundlaget for behandling af ovennævnte oplysninger er vores legitime interesse i at kunne
opfylde den kontrakt, herunder at kunne komme i dialog vedrørende leverancer og de
produkter/ydelser, der er indgået aftale om. På tilsvarende vis anvendes kontaktinformationer til
fakturering.

Statistikker og opgørelser

Personoplysninger givet til koncernen i forbindelse med indgåelse af kontrakter eller anden
henvendelse kan sammenkøres med oplysninger om andre kunder, samarbejdspartnere,
leverandører, hjemmesidebesøgende etc. Formålet med denne samkøring er at kunne udarbejde
forskellige former for statistikker og opgørelser.

Personoplysninger kan også benyttes som led i optimeringen af koncernens nuværende services
eller til udviklingen af nye services, fx ved at udarbejde statistik over modtagne henvendelser eller
foretage anonymisering af modtagne henvendelser for at kunne benytte dem senere.

Personoplysninger til- og fra tredjemand

Koncernen videregiver som udgangspunkt ikke personoplysninger til tredjemand, uden at der er
afgivet et samtykke, medmindre vi er forpligtet hertil i henhold til loven, eller hvis dette er
nødvendigt for at opfylde en kontrakt.

I visse tilfælde kan personoplysninger videregives til vores eksterne advokater eller
forsikringsselskab til brug for løsningen af en konkret sag. Det kan fx være, hvis koncernen har
brug for juridisk bistand i en sag, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af
vores advokat.

Hvis koncernen modtager personoplysninger fra tredjemand, kan der registreres oplysninger i IT system eller andre steder som et potentielt lead. Oplysningerne benyttes som kontaktoplysninger
til brug for at et tilbud eller som led i optimering af vores services.

Hjemmelen til at behandle oplysninger er vores legitime interesser i forhold til et potentielt salg af
vores produkter og/eller ydelser samt vores interesse i at kunne kontakte den virksomhed, som
personoplysningerne stammer fra.

Sletning af persondata

Personoplysninger kan kun behandles så længe der er et udtrykkeligt og specifikt angivet formål til
behandling. Når der ikke længere er formål eller hjemmel, skal oplysningerne slettes. Sletning er
defineret som det tidspunkt, hvor personoplysninger ikke længere på nogen måde er tilgængelige.
Der vil være forskellige frister for sletning afhængigt af, hvilken type personoplysning der er tale
om.

Koncernen sikrer procedurer der sikrer sletning af data, hvor der ikke længere er et formål eller
hjemmel til behandling.

Retten til indsigt

Alle registrerede personer har ret til at opnå indsigt i behandlingen af deres personoplysninger,
hvis de anmoder herom. De registrerede personer har som udgangspunkt ret til at blive informeret
om til hvilke formål personoplysninger behandles, hvilke kategorier af personoplysninger der
behandles om dem og hvem der modtager personoplysningerne. Der kan dog være undtagelser,
der i specifikke situationer indebærer, at der kan ske begrænsninger i denne ret.

Ret til at klage

Du har ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed, hvis du er utilfreds med den måde,
koncernen behandler personoplysninger på. Tilsynsmyndigheden kan være Datatilsynet eller
Erhvervsstyrelsen afhængigt af, hvilke typer personoplysninger, der er tale om. Datatilsynets
kontaktoplysninger findes på Datatilsynet, Erhvervsstyrelsens kontaktoplysninger på
erhvervsstyrelsen.dk.

Opbevaring af personoplysninger hos databehandler

Visse oplysninger opbevares hos koncernens databehandlere i forbindelse med drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (fx backup, hosting af hjemmeside mv.). Opbevaring af oplysningerne
hos vores databehandlere er undergivet reglerne i databeskyttelsesforordningen og
databeskyttelsesloven, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at personoplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.

Rapportering og overvågning

Koncernjura er ansvarlig for effektuering af foranstaltninger i forhold til håndhævelse af det
persondataretlige lovgrundlag og overvåger politikkens implementering i de enkelte selskaber,
samt indsamler rapportering på databrud.

Der er på tværs af koncernen etableret en række tiltag til overvågning og opfølgning på håndtering
af persondata i koncernen. Har du afklarende spørgsmål angående vores behandling af
personoplysninger kan koncernen kontaktes på persondata@mth.dk.

Persondatapolitikken er godkendt af direktionen i MT Højgaard Holding og revideres én gang årligt.